青海慶華在各廠礦全面推行網(wǎng)絡(luò)化無紙化辦公

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編輯: 徐焰

發(fā)布時間: 2012-03-30

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　　為全面推進公司網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、科學(xué)化辦公，規(guī)范OA系統(tǒng)公文處理程序、制度審批流程，加快信息化建設(shè)步伐， 3月12日至23日，青海慶華組成OA系統(tǒng)實施項目小組赴烏蘭煤化公司、木里煤礦、格爾木礦業(yè)公司、鋼鐵項目指揮部等地進行信息化建設(shè)需求調(diào)研及信達OA辦公系統(tǒng)培訓(xùn)演示。此項工作取得了良好的效果，達到了預(yù)期目的。

　　截至目前，青海慶華公司公文處理、制度審批會簽均在OA系統(tǒng)中進行，已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公。各單位干部員工充分利用OA辦公系統(tǒng)辦公，不僅提升了工作效率，優(yōu)化了辦公流程，而且降低了辦公費用。此外項目小組一行還分別對各單位目前使用的OA辦公系統(tǒng)、遠程視頻會議以及其它信息化項目等應(yīng)用方面開展需求調(diào)研，對各單位在信息化建設(shè)方面提出的意見和建議認真歸納總結(jié)，為下一步繼續(xù)深入推進青海慶華公司信息化工作奠定了基礎(chǔ)，創(chuàng)造了條件。

　　在烏蘭煤化公司，按照煤化公司的實際公文處理程序和制度審批流程，項目小組設(shè)計煤化公司OA工作流，在測試無誤后召開了煤化公司OA辦公系統(tǒng)演示培訓(xùn)會。會上項目小組詳細演示了煤化公司OA公文處理程序、制度審批流程，將工作流中的關(guān)鍵操作步驟反復(fù)操作、演示，以保證流程參與者在OA系統(tǒng)中正確處理文件。同時，讓與會人員扮演不同角色現(xiàn)場進行模擬訓(xùn)練，加強其在OA工作流中的每一個環(huán)節(jié)上能夠正確、熟練的操作。會上煤化公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就OA系統(tǒng)中的文件修改方法、如何保留文件的修改痕跡、文件的存取方式、查詢調(diào)閱等問題提出了咨詢，項目小組成員一一給予了解答。

　　在木里煤礦，項目小組就木里煤礦OA公文處理程序、制度審批流程進行設(shè)計、演示、模擬訓(xùn)練。項目小組加強與相關(guān)工作人員溝通，將實際工作流程中不符合規(guī)范的環(huán)節(jié)進行調(diào)整后設(shè)計新的流程，以保證工作流在OA系統(tǒng)中順暢運行。

　　在格爾木礦業(yè)公司，項目小組對礦業(yè)公司文件審核、流轉(zhuǎn)等不規(guī)范流程進行了有效指導(dǎo)。為保證文件或制度內(nèi)容的質(zhì)量與專業(yè)性，加快文件簽發(fā)速度，項目組建議，“誰擬稿，誰負責(zé)流轉(zhuǎn)”。確定由擬稿人負責(zé)將起草的文件或制度送至各級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)，辦公室或企管組人員負責(zé)文件及制度的印制、分發(fā)，并對流程進行設(shè)計、測試。

　　在格爾木鋼鐵項目指揮部，按照指揮部提交的收文傳閱單、發(fā)文稿紙、制度審批表及實際工作流程設(shè)計OA工作流，測試正常運行后逐個進行操作演示，指揮部各部門、科室負責(zé)人、工作人員踴躍參加模擬訓(xùn)練，在每一個環(huán)節(jié)中正確操作，確保了整個工作流程的順利進行。同時，指揮部提出，由于項目招標頻繁，招標工作涉及的環(huán)節(jié)較多，若能在OA上開展此項工作將會節(jié)約大量時間，工作效率也會提高。另外希望圖紙領(lǐng)用發(fā)放工作也能在OA 系統(tǒng)中實現(xiàn)。項目小組將根據(jù)上述兩項工作的實際工作程序在OA系統(tǒng)中設(shè)計工作流，在測試正常使用后交于指揮部試運行。

　　經(jīng)過十余天的調(diào)研培訓(xùn)，項目小組取得了可喜的成果。一是通過此次培訓(xùn)，使員工對OA系統(tǒng)辦公有了初步的認識與了解，為今后集團信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)；二是根據(jù)各單位實際需求，完善了OA系統(tǒng)使用功能；三是加強了實踐操作，鞏固了培訓(xùn)成果。

（來源：青海慶華公司閆沛霞、朱先民）

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